Un suscriptor de La Ruta del Capitán me pregunta:
“Me encantó el principio 8 de la 6ta edición de La Ruta del Capitán que habla sobre cómo hacer las cosas más rápido. Me quedé pensando en mi correo. A veces paso el fin de semana contestando correos. Estoy saturado de correos. Intenté organizarlos en carpetas, poner filtros y automatizar algunas cosas pero no sirve de nada. ¿Cómo puedo contestarlos más rápido?”
Creo que la respuesta puede ser útil para todos los lectores de este correo, ya que muchos directivos sufren de este problema, por lo que te la comparto aquí mismo.
Cuando tu buzón se satura y el flujo de correos es grande, no sirve de nada contestar rápido, volverse bueno filtrando, automatizando cosas o delegando tu buzón a una asistente.
Ignorar y borrar correos tampoco es una opción, ya que es como tirarte una bomba: tu empresa no sobrevivirá o perderás tu puesto de trabajo.
Esos tips de productividad son un mito de Sísifo: cuando crees que ya llegaste, hay que empezar de cero otra vez.
El problema está antes, en el origen de los correos.
Para enfrentar esa situación tienes que reducir el número de correos que te envían, tanto internos como externos.
Esto se hace a partir de:
- Consolidar correos variados e informativos en reportes estructurados.
- Establecer reuniones fijas para atender eficientemente decisiones que antes se hacía de forma fragmentada.
- Demandando la ejecución de los procesos en los sistemas y no en el correo.
- Delegando responsabilidades operativas y cuentas a tu equipo y no ser micromanager.
- Entre otras…
Un problema de correo no es un problema de correo sino de gestión.
En todo caso, estas son algunas de las ideas por las que puedes comenzar.
A lo que el directivo me respondió:
“Pero Raúl, esta es una organización compleja, con líneas de reportes cruzados y con la necesidad de documentar todo para cubrirse.”
Y justamente, eso lo hace más imprescindible.
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